Limpeza de dados de cadastro, também chamada de higienização de dados cadastrais, é uma prática que acelera os processos da empresa. Organiza as informações internas e ainda mantém a organização em conformidade com a LGPD.
Veja, sem uma correta higienização dos dados cadastrais você corre o risco de vazamentos internos de informações, podendo até mesmo levar multas pesadíssimas graças à Lei Geral de Proteção de Dados.
E se as multas não são o bastante, sem essa limpeza de dados cadastrais você também corre o risco de perder credibilidade diante dos clientes, e claro, sem os dados corretos você não terá informações confiáveis para tomar boas decisões.
Ou seja. Trata-se de um problema que se desenrola em diversos outros. Hoje vamos conversar sobre essa higienização e como ela pode ser feita.
Limpeza de dados cadastrais: o que são dados sujos?
Se estamos falando de uma limpeza e uma higienização de dados cadastrais, então podemos supor que existem dados sujos e dados limpos, correto? Pois é isso mesmo.
Logo,dados limpos são:
- Atualizados;
- Confiáveis;
- Não duplicados (mas possuem backup);
- Práticos;
- Acessíveis;
- Aplicáveis;
- Seguros.
Já os dados sujos, são:
- Desatualizados;
- Pouco confiáveis;
- Duplicados em bancos que não convergem entre si;
- Impráticos;
- Difíceis de serem acessados;
- Não aplicáveis;
- Inseguros.
Sendo assim, a higienização de dados cadastrais faz a análise dessas informações e processa os dados de modo a torná-los limpos.
Dados Enriquecidos, o que é isso?
Ao pesquisar sobre limpeza de dados cadastrais você certamente vai se deparar com o termo “enriquecimento de dados”, o que pode gerar uma confusão.
Mas, dados enriquecidos não são a mesma coisa do que os dados limpos.
Dados enriquecidos são informações que as empresas fazem um esforço para complementar, e/ou atualizar.
Imagine que você tenha algumas dezenas de dados cadastrais incompletos. Ou seja, você tem o nome e a idade, mas não tem o endereço. Tem o endereço, mas não tem a idade, tem a idade e o endereço, mas não tem o nome. Etc.
Então, esses dados passam por um processo de enriquecimento para que fiquem mais robustos e completos.
O que nos gera uma dúvida: Se feito de maneira incorreta, o processo de enriquecimento pode até gerar dados sujos.
Logo, na tentativa de trazer mais informações sobre os dados já presentes você pode acabar duplicando os dados, ou então considerando informações desatualizadas como informações corretas, etc.
Como sei se o banco de dados está sujo ou limpo?
Aí irá depender da natureza dos seus dados, das ferramentas de análise utilizadas e também, claro, da equipe responsável pela gestão dessas informações.
Via de regra, dados cadastrais perdem rapidamente o status de atualizados.
Pessoas se casam, ou se separam, filhos nascem, crescem e vão morar sozinhos. Núcleos familiares se expandem, ou se encolhem. Pessoas mudam de cidade, de estado, de país, etc.
Portanto, a confiabilidade dos dados cadastrais presentes nos bancos de dados da sua empresa pode ter uma vida útil média perto dos 6 meses, à 1 ano.
Depois disso, é certo que algumas das informações presentes já terão mudado.
O que fazer para limpar os dados cadastrais da minha empresa?
Bem, uma higienização de dados cadastrais segue um processo parecido com este:
- Exclusão de registros duplos, como nome, endereço, telefone, etc.;
- Padronização das informações e dos formulários;
- Validação de endereços e telefones;
- Notificação sobre endereços incompletos, como falta do bairro, número, etc;
- Eliminação de espaços em branco e acentuações incorretas;
- Normalização do cadastro, corrigindo erros de digitação, caixa alta, etc;
- Identificação de telefones com DDD incorretos, ou prefixos antigos;
- Identificação do tipo de pessoa, se jurídica ou física.
Claro que neste processo há espaço para que mais coisas sejam feitas. Entretanto, aí está um ótimo começo de como limpar os dados cadastrais da sua empresa.
Está com dificuldades para fazer isso ou acredita que o serviço tomará muito tempo da sua equipe? Terei o maior prazer em te ajudar. Entre em contato comigo e conte mais sobre as suas urgências.
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Agradeço a sua leitura e até breve.
Everon: Data Transform Business.
