Na hora de fazer o processo de cadastro de clientes e colaboradores, como vocês garantem que tudo fique organizado e certinho? Já percebeu que alguns erros de cadastro simples, como: esquecer de colocar o primeiro nome, digitar em caixa alta, usar acentos errados, pode prejudicar muito o processo.
Isso acontece todos os dias. Um cliente chega e pede o serviço, o atendente vai analisar se o cliente já está cadastrado e não consegue encontrar os dados. Faz um novo cadastro e pronto. Depois, descobre-se que o cadastro anterior estava lá sim, só que sem o primeiro nome, ou com algum acento errado na escrita.
E isso se repete várias e várias vezes, prejudicando a integridade do banco de dados e acabando até com a paciência dos clientes.
Hoje vou explicar os 5 erros de cadastro que acabam com o banco de dados de qualquer empresa. Vem comigo!
- Falta de padronização
Esse é o mais forte, aquele que acaba com qualquer banco de dados: quando o cadastro é feito sem um padrão. Ou seja, quando o operador do cadastro segue uma forma que ele acredita ser a mais correta.
Para evitar esse problema, você deve:
- Criar um passo a passo de cadastro;
- Treinar os colaboradores até que eles tenham aprendido esse passo a passo;
- Garantir que todos os cadastros sejam feitos com as mesmas informações, na mesma ordem, usando as mesmas técnicas.
Ou seja, se no passo a passo estiver “jamais escreva em caps lock”, então cadastros com letras em caixa alta devem ser corrigidos no ato.
Então, não adianta abrir exceções, pois são elas que vão poluir o banco de dados depois.
- Informações desatualizadas
O segundo erro é deixar o cadastro lá sem atualizar as informações. E aqui é preciso, mais uma vez, ter o treinamento correto para garantir que a equipe saiba o que fazer.
Vamos imaginar que estamos falando de uma farmácia, e o consumidor já cadastrado deseja comprar um produto.
O operador de caixa pode dizer “vejo aqui que você mora no endereço tal, está certo? E o telefone também é o mesmo? Assim como o e-mail?”.
Essa frase rápida e simples já irá eliminar uma das maiores dores de cabeça do cadastro, que é ter o e-mail e o endereço desatualizados.
- Desorganização na obtenção dos dados
Esse erro faz parte da primeira dica, mas ele se desdobra de algumas maneiras diferentes aqui. Normalmente, um cadastro começa com a pergunta “nome?”, o que gera uma confusão.
Pessoas com nome composto sempre vão responder a essa pergunta utilizando aquele que mais estão acostumadas. Então, a Ana Luiza pode dizer apenas “Luiza”. E o cadastro é feito em nome de Luiza.
No futuro, ela poderá dizer “Ana” e aí teremos 2 cadastros para a mesma pessoa. Um erro.
Portanto, padronize as perguntas. Via de regra, a pergunta do nome deve ser “qual é o seu nome completo, por favor?”. E todas as perguntas precisam ser claras e específicas assim.
- Profissionais sem treinamento e mentalidade Data-Driven
Tudo isso desemboca em um quarto erro, que são os profissionais sem treinamento. Logo, que não estão preparados para lidar com essa coleta de dados.
Pior, há também os colaboradores sem a mentalidade Data-Driven, ou seja, eles não sabem por que devem coletar os dados e não valorizam essa informação.
Uma cultura Data-Driven é importante para garantir que todos entendam o quão preciosos são estes dados para a empresa.
- Não fazer a validação automática do cadastro
Por fim, uma dica mais técnica, mas que também é importante. A validação automática dos dados de cadastro pode ser feita pela plataforma de gerenciamento de dados.
Essa validação compara os dados coletados com outros dados presentes no sistema. Vamos imaginar que um cadastro esteja sendo feito com um CPF que já está presente no sistema, isso evita a duplicação das informações.
Chegamos ao fim do artigo. Esses são os 5 erros mais comuns em dados cadastrais e o que você pode fazer para evitá-los.
Está com dificuldades para colocar essa solução em prática? Me mande uma mensagem e conte mais sobre a sua empresa. Minha equipe está disponível e pronta para prestar auxílio.
Agradeço a leitura e até breve!
